Selasa, 09 Juni 2009

PANDUAN PRAKTIS

PERENCANAAN STRATEGIS ORGANISASI MASYARAKAT SIPIL

Fajar Sudarwo ( Mas Jarwo)

Pemahaman Dasar Perencanaan Strategis

Perencanaan Strategis berasal dari kata strategos adalah seni para jendral dalam merencanakan perang. Kemudian diadopsi oleh masyarakat sipil sebagai seni berperang memperjuangkan atau membela: Ide, posisi, harkat, martabat masyarakat atau Negara. Atau ilmu kompetisi, mengungguli yang lain. Pikiran strategis mengandung: (a) Tindakan comparative (Keunggulan sendiri), (b) Tindakan Kompetitif (Kelemahan pihak lain), (c) Tindakan Inovatif (Memuat unsure pembaharuan)[*]

Perencanaan strategis bagi Organisasi Masyarakat Sipil adalah merupakan seni proses perencanaan untuk memperjuangkan dan membela hak hak sipilnya. Esensi dari perencanaan strategis adalah: (1) Menentukan focus program guna memastikan posisi di masa depan. (2) Perencanaan multisektoral merangkum perencanaan bagian atau sektoral. (3) Memastikan meningkatnya kapasitas yang mengungguli partner lain tanpa menciderai. (4) Mngindentifikasi dan merumuskan berbagai strategi unggulan. (5) Membangun komitment dan kesepakatan para pimpinan puncak institus. (6) Membangun kerja sama dengan stake holder utama.

Prasyarat Keberhasilan Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis Organisasi Masyarakat Sipil akan berkualitas menjadi rujukan tindakan organisasi dalam mencapai cita-citanya kalau memenuhi syarat sebagai berikut: Pertama; Adanya semangat organisasi untuk mewujudkan cita citanya di masa yang akan datang. Semangat ini diwujudkan dengan dalam rumusan singkat mengapa organisasi ini memerlukan perencanaan strategis. Kedua, Pastikan bahwa semua unsur pemimpin organisasi (pengambil keputusan) di semua tingkatan dapat hadir dan mengetahui pentingnya organisasi melakukan perencanaan strategis. Ketiga, identifikasi dan undanglah semua stake holder organisasi untuk mengikuti perencanaan strategis secara aktif. Keempat, kirimkan dokumentasi organisasi yang penting (Visis, misi, struktur organisasi, program program utama, dan berbagai laporan tahunan) kepada para calon peserta. Kelima, siapkan berbagai informasi perkembangan social, politik, ekonomi, lingkungan dan teknologi yang berhubungan dengan kerja organisasi baik langsung maupun tidak langsung. Dokumen ini sebaiknya diresume dan dibagikan kepada peserta.

Methode dan media proses Perencanaan Strategis

Methode perencanaan strategis sebaiknya menggunakan metode temu kerja atau lokakarya partisipatip. Dimana semua peserta distimulant dan dipandu untuk mengambil lesson learned pengalamannya sesuai dengan kompetensi profesinya dan posisi dalam organisasinya sabagai bahan untuk berperan aktip dalam proses. Fasilitator berposisi memacu inspirasi dan imajinasi semua peserta untuk memasuki alam dan dan suasana masa depan dalam rangka menggali pikiran dan ide ide peserta untuk memberikan rujukan startegis kehidupan organisasi di masa depan.

Media perencanaan startegis yang paling efektif menggunakan media temu muka yang dibantu dengan alat meta plan atau kartu ide. Media ini sangat effektip untuk mengakomodair ide dan pikiran semua peserta secara merata dan adil. Alat ini juga untuk mengurangi dominasi beberapa peserta yang mudah bicara dan membantu peserta pasif bicara untuk terlibat secara proporsional.

Kerangka berpikir dan alat analisis Perencanaan Strategis

Perencanaan Strategis adalah proses olah imaginasi dan olah pikir yang didukung dengan informasi dan fakta obyektip masa lalu dan masa sekarang. Oleh karena itu dalam proses perencanaan strategis perlu dibantu alat analisis yang dapat membantu peserta mencurahkan ide dan pikirannya secara tajam. Dasar analisis yang digunakan adalah kerangka pikir dalam melihat elemen eksternal (ancaman dan dukungan) dan internal (kelemahan dan potensi) dimana masing masing elemen dilihat secara tajam. Beberapa alat analisis yang membantu perencanaan strategis organisasi masyarakat sipil adalah:

1. Analisis Mandat / Ekspektasi Stakeholder

Analisis ini untuk mengidentifikasi mandate dan ekpektasi stakeholder terhadap organisasi. Rumusan mandate setiap stake holder sebaiknya menggunakan kalimat aktip yang singkat dan jelas. Masing masing stake holder diidentifikasi daya dukung atau kontribusi utama terhadap organisasi. Hambatan hambatan apa yang mengganggu terjadinya daya dukung setiap stake holder di rumuskan secara tegas oleh masing masing stakeholder. Rumuskan bidang kritis baik secara makro atau mikro yang perlu diperhatikan agar kontribusi dan daya dukung stakeholder tersebut bias berjalan. Agara daya dukung dan kontribusi dapat berlangsung, tindakan strategis apa yang perlu dilakukan oleh organisasi. Untuk melakukan tindakan strategis tersebut memerlukan sumberdaya khusus apa? Hal ini perlu dirumusakan secara rasional.

Contoh Matrik Analisis Mandat Stake holder

Nama Stakehoder

Harapan Utama

Dukungan / Kontribusi Utama

Hambatan utama

Bidang Kritis (Mikro/makro)

Tindakan Strategis

Sumber daya khusus yang diperlukan

2. Analisis Hasil Kerja

Analisis ini adalah alat tinjauan kritis terhadap hasil kerja organisasi secara berkesinambungan dalam jangka panjang (minimal lima tahun). Rincian hasil berkeinambungan ini dirinci menjadi hasil kongkrit yang dapat dinikmati konsituen atau masyarakat. Hasil kerja ini ditinjau dari aspek sumber daya manusia, infrastruktur, kelembagaan, mekanime kerja, jaringan organisasi, budaya organisasi dan citra organisasi. Masing masing elemen dilihat kunggulan dan kelemhannya dari sudut pandang ekternal untuk mengubah asumsi public dan rumusan inovasi strategisnya.

Contoh Matrik Analisis Hasil Kerja

Jenis Hasil Kerja

Keunggulan Utama

Kelemahan Utama

Bidang Kritis

Tindakan Strategis

Sumberdaya khusu yang diperlukan

Komparatif

Kompetitif

Ubah Asumsi

Inovatif

3. Analisis Institusi

Analisis ini adalah alat tinjauan kritis terhadap institusi atau alat kelembagaan dalam organisasi yang telah berlaku berkesinambungan dalam jangka panjang (minimal lima tahun). Alat analisis Intitusi ada dua perangakat yaitu analisis intitusi secara umum dan analisis institusi secara rinci dan mendalam. Aspek institusi yang dianalisis secara umum adalah: Leadership, SDM, Struktur Organisasi, Keungan, Administrasi, Logistik/peralatan, Pelayanan / produk, Promosi, Inovasi, Budaya organisasi, Strategi program. Analisis intitusi secara mendalam dirinci dengan kelompok analisis; a. Organisasi yang meliputi: kepengurusan, keanggotaan, pengambilan arah organisasi, dan kepemimpinan); b. Management yang meliputi: arah program, struktur organisasi, administrasi, pengambilan keputusan, perencanaan, implementasi dan pengendalian; c. Sumber daya meliputi: personil, peralatan kerja, keuangan, tekhnologi dan pengalaman. d. Jaringan organisasi meliputi: organisasi sesame, pemerintah, masyarakat, sponsor dan organisasi luar negri. e. Budaya organisasi meliputi: nilaia yang dianut, prinsip kerja dan perilaku personil.

Masing masing elemen dilihat kunggulan dan kelemhannya dari sudut pandang ekternal untuk mengubah asumsi public dan rumusan inovasi strategisnya.

Contoh Matrik Analisis Institusi

Aspek Aspek Institusi

Keunggulan Utama

Kelemahan Utama

Bidang Kritis

Tindakan Strategis

Sumberdaya khusu yang diperlukan

Komparatif

Kompetitif

Ubah Asumsi

Inovatif

4. Analisis Lembaga Partner

Analisis ini untuk mengidentifikasi lembaga partner hubngannya dengan organisasi. Masing masing lembaga partner diidentifikasi daya dukung atau kontribusi utama terhadap organisasi. Hambatan hambatan apa yang mengganggu terjadinya daya dukung setiap lembaga partner di rumuskan secara tegas oleh masing masing lembaga partner tersebut. Masing masing elemen dilihat kunggulan dan kelemhannya dan isu isu stretegisnya dari sudut pandang ekternal untuk mengubah asumsi public dan rumusan inovasi strategisnya.

Contoh Matrik Analisis Lembaga Partner

Nama Partner

Hambatan utama thd program

Dukungan

utama thd program

Isu Strategis

Tindakan Strategis

Sumberdaya khusu yang diperlukan

Komparatif

Kompetitif

Ubah Asumsi

Inovatif

5. Analisis Kelompok Dampingan / Target Group

Analisis ini untuk mengidentifikasi karakter Kelompok Dampingan / Target Group. Masing masing Hambatan hambatan apa yang mengganggu terjadinya daya dukung kelompok dampingan di rumuskan secara tegas oleh masing masing lembaga partner tersebut. Masing masing elemen dilihat kunggulan dan kelemhannya dan isu isu stretegisnya dari sudut pandang ekternal untuk mengubah asumsi public dan rumusan inovasi strategisnya.

Contoh Matrik Analisis Lembaga Partner

Kelompok Dampingan

Karakter Komitmen

Dukungan

Untuk prog.

Isu Strategis

Tindakan Strategis

Sumberdaya khusu yang diperlukan

Komparatif

Kompetitif

Ubah Asumsi

Inovatif

6. Analisis Lingkungan Ekososbudtekpolkam

Analisis ini merupakan bentuk prakatis analisis social. Hal ini penting untuk meninjau secara kritis situasi lingkungan makro yang diperkirakan berpengaruh terhadap organisasi. Elemen utama yang ditinjau adalah elemen social, ekonomi, teknologi, politik dan keamanan ditinjau dari daya hambat dan daya dukungnya terhadap factor organisasi yang meliputi aspek pelayanan atau produk organisasi, aspek institusi dan aspek budaya organisasi.

Contoh Matrik Analisis Lingkungan Ekososbudtekpolkam

Faktor

Sosbud

Ekonomi

Teknologi

Politik-keamanan

Hambatan

Strategis

Tindakan

Strategis

Hambatan

Dukungan

Hambatan

Dukungan

Hambatan

Dukungan

Hambatan

Dukungan

7. Analisis Kecenderungan Internal dan ekternal

Analisis ini adalah campuran antara imaginasi dan ramalan masa depan organisasi dihubungkan dengan kecenderungan dinamika kondisi eksternal organisasi dan internal organisasi. Arah kecenderungan adalah merupakan imaginasi dan ramalan perkembangan umum secara obyektip. Sedangkan ramalan prediksi adalah penaksiran subyektip terhadap indikasi kongkrit perkembangan yang lebih spesifik. Ketepatan ramalan tersebut didasari dengan asumsi atau prasarat kondisi tertentu. Dari ramalan dan prediksi yang telah dirumuskan memberi referensi terhadap prioritas program baik di tingkat eksistensinya, produk riilnya dan dampaknya.

Contoh Matrik Analisis Kecenderungan Internal dan ekternal

Bidang

Kecenderungan

Prediksi

Asumsi

Prioritas Program

Sumberdaya strategis

Eksternal

Internal

8. Analisis Pesaing

Analisis ini adalah merupakan tinjauan empati terhadap pesaing secara kritis dari berbagai informasi yang ada. Organisasi pesaing diindentifikiasi dalam katagori tertentu ditinjau dari kekuatan dan kelemahannnya untuk referensi meningkatkan daya saing organisasi dalam proses peningkatan kualitas unggulan organisasi. Inti analisis ini adalah untuk menentukan strategi organisasi dalam menghadapi persaingan secara jujur dan adil.

Contoh Matrik Analisis Pesaing

Katagori Pesaing

Kekuatan Komparatif

Kelemahan Utama

Bidang Kritis

Tindakan Strategis

Konsekuensi Strategi

Komparatif

Kompetitif

Ubah Asumsi

Inovatif

9. Analisis Penyedia (Supplier)

Analisis ini untuk mengidentifikasi performance kerja dan kualitas partner penyedia untuk mendukung keunggulan dan kualitas produk / pelayanan organisasi.

Contoh Matrik Analisis Pesaing

Katagori

Penyedia

Jasa yang diberikan

Keunggulan Utama

Kelemahan Utama

Bidang Kritis

Tindakan Strategis

Sumber daya

Komparatif

Kompetitif

Ubah asmsi

Inovatif

10. Analisis Masalah

Analisis ini adalah untuk meninjau secara kritis masalah di tingkat masyarakat, organisasi dan strategi program. Masalah masyarakat meliputi; ekonomi, social, teknologi dan politik. Masalah organisasi meliputi kepemimpinan, manajemen, sumberdaya dan jaringan. Sedangkan masalah strategi program meliputi perencanaan, implementasi, pengendalian dan pengembangan. Masalah utama dicari akar atau penyebabnya kemudian dicari solusi solusinya dari perspektif eksternal dalam melihat kompetisi.

Contoh Matrik Analisis Masalah

Faktor

Masalah Utama

Sebab Utama

Solusi Utama

Sumber daya

Komparatif

Kompetitif

Ubah asusmsi

Inovatif

Masyarakat

Organisasi

Strategi Prg.

11. Analisis Tujuan

Analisisi tujuan adalah merupakan tinjauan kritis terhadap empati soliusi persoalan yang berkembang di masyarakat, organisasi dan strategis program. Analisis ini adalah merupakan prirek dari analisis masalah untuk mengimajinasi keadaan ideal (menurut mandate dan cita cita organisasi) di masa yang akan datang dalam rangka menentukan tindakan strategisi organisasi.

Contoh Matrik Analisis Tujuan

Solusi Utama

Keadaan Ideal

Tindakan Strategis

Sumberdaya

Komparatif

Kompetitif

Ubah Asumsi

Inovatif

Maslah Masyarakat

Masalah Organisasi

Masalah Strategi Prog.

12. Analisis Alternatif

Analisis ini adalah merupakan analisis prirek analisis tujuan dengan mengandaikan ada kegagalan. Analisis ini merupakan analisis imajinasi sekenario tindakan strategis untuk alternative di masa yang akan datang.

Contoh Matrik Analisis Alternatif

Rencana Tindakan Utama

Alasan Penggagalan Tindakan

Tindakan Alternatif Strategis

Sumber Pendukung

Tahun I

Tahun II

Tahun III

Tahun IV

Tahun V

Masyarakat

Organisasi

Strategi Prg

13. Analisis Potensi Kompetisi

Analisis ini adalah alat tinjauan kritis untuk uji daya kompetisi organisasi dihubungkan antara masa yang akan datang dengan para pesaing utama. Analisis ini merupakan komprehensi dari seluruh analisis di atas.

Contoh Matrik Analisis Potensi Kompetisi

Faktor

Kondisi Kini

Daerah Kritis

Tindakan Strategis

Sumber daya

Keunggulan

Kelemahan

Komparatif

Kompetitif

Ubah Asm

Inovasi

Produk Org

Institusi

Budya Org

Lima Langkah Perencanaan Strategis

Proses perencanaan strategis minimal meliputi lima langkah sebagai berikut: Pertama; Melakukan tiga belas analisis yang dilakukan secara cermat, hati hati dan disiplin. Kedua, Memformulasikan isu isu strategis untuk merumuskan visi, misi, bidang hasil pokok dan bidang kerja utama. Langkah kedua ini adalah proses abstraksi dari seluruh hasil analisis untuk merumuskan isu strtegis. Isu isu strtaegis ini diolah secara idiologis untuk merumuskan cita cita dan landasan nilai organisasi dan kemudian dielaborasi dalam bidang kerja. Ketiga, merumuskan program strtegis berdasarkan struktur organisasi dengan analisis input dan output dalam proses management. Keempat, Perumusan perencanaan implementasi tindakan. Kelima, perumusan pola, mekanisme dan instrument monitoring dan evaluasi.

Skema Alur Perencanaan Strategis

Cycle Diagram

Kunci Perumusan Isu Strategis dalam Perencanaan Strategis

Bidang kritis dalam perencanaan strategis pada umumnya pada waktu proses abstraksi hasil analisis menjadi rumusan isu isu strtegis. Oleh karena itu perlu memahami kuci isu strategis sebagai berikut.

Isu strtegis adalah: Keadaan, masalah, tantangan fundamental (bisa jadi akarnya) yang berpengaruh besar, luas, jangka panjang dan akan menentukan posisi atau “nasib” organisasi di masa depan.

Mengapa perlu diperhatikan: (1) Perhatian dan kegiatan lebih terfokus (bedakan tiga jenis: hanya perlu dimonitor, ditangani biasa, ditangani serius). (2) Agar terfokus pada isu bukan pada solusi. (3) Dapat memaksakan perubahan yang diperlukan. (4) Mendorong dipilihnya kata kunci kemajuan. (5) Membangkitkan sikap relistis dan semangat.

Syarat syarat isu yang dapat diakui sebagai isu strategis adalah: (a) Fundamental: menyentuh esensi (C = Pener). (b) Menghasilkan dampak yang sangat luas. (c) Hasilkan perubahan berjangka panjang. (d) Efektip menyelesaikan masalah dan effisien dalam penggunaan sumberdaya. (e) Menyentuh symbol symbol politik. (f) Analog issue lain yang telah menjadi agenda. (g) Ada kelayakan dan kemampuan dalam managerial dan teknologi. (h) Tidak tenggelam oleh isu isu lain yang akan muncul di masa datang.

Kriteria Dasar Kebijakan Strategis dalam Perencanaan Strategis

Dalam perencanaan strategis organisasi masyarakat sipil didasari oleh kebijakan oragnisasi yang strategis. Kriteria dasar kebijakan strategis adalah:

  1. Political Viability;

· Ada dukungan kuat secara politis

· Jaminan posisi penting di masa mendatang

· Jikapun ada hambatan relative mudah diatasi

· Mendukung proses demokrasi

  1. Social Acceptability;
    • Menguntungkan rakyat miskin secara umum
    • Melindungi dan melestarikan ekosistem dan lingkungan alam
    • Meningkatkan posisi dan peran masyarakat sipil
    • Mengakomodir local knowledge and local skill
    • Mendukung pluralisme dan egaliter termasuk gender mainstreaming.
  2. Technical Feasibility;
    • Dapat dijalankan dengan baik
    • Dapat menopang kebijakan lain
    • Tidak membangun ketergantunga.
  3. Administrative Capacity;
    • Dapat dikontrol dengan effektip
    • Dapat dicapai dengan effisien
    • Dapat dikembangkan dan dilestarikan dengan relative mudah

Out-put utama Perencanaan Strategis

Hasil perencanaan strategis adalah merupakan format perencanaan organisasi untuk jangka panjang. Lingkup yang dirancang adalah rancangan goal, pupose, dan input strategis. Masing masing rancangan dilengkapi dengan hasil capaian kongkrit lengkap dengan indicator dan asumsinya. Secara systematis dapat dimatrikan sebagai berikut

STRATEGY

RESULTS

INDICATOR

VERIFICATION

ASUMPTION RISK

GOAL

(tujuan jangka panjang)

IMPAC

(manfaat masyarakat jangka panjang)

· Masa

· Tempat

· Qualitas

· Quantitas

RANAH PUBLIC

Sumber bukti / alat ukur media massa

POSISI TANGGUNG JAWAB

Faktor luar yang memberi pengaruh

PURPOSE

(Perubahan penerima langsung)

OUTCOME

Hasil perubahan penerima langsung jangka menengah

· Masa

· Tempat

· Qualitas

· Quantitas

RANAH PUBLIC

Sumber bukti / alat ukur media massa

POSISI TANGGUNG JAWAB

Faktor luar yang memberi pengaruh

INPUT

Material

Manusia

Uang

Metode

Mesin

Waktu

OUTPUT

Hasil langsung dari banyak kegiatan

· Masa

· Tempat

· Qualitas

· Quantitas

RANAH MANAGEMENT

Alat ukur instrument MONEV

POSISI TANGGUNG GUGAT

Tanggung jawab tingkat managemnt

ACTIVITIES

HASIL KEGIATAN

RANAH MANAGEMENT

Alat ukur instrument MONEV

POSISI TANGGUNG GUGAT

Tanggung jawab tingkat managemnt

INTERNAL

EKSTERNAL

@



[*] Kenichi Ohmae, 1982, The Mind of The Strategist

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar